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COORDONNATEUR / COORDONNATRICE À L’ADMINISTRATION

 

Relevant du directeur général, le coordonnateur ou la coordonnatrice à l’administration devra effectuer diverses tâches quotidiennes liées à l’approvisionnement, aux ressources humaines, à la comptabilité et à la réception (telles que répondre aux appels téléphoniques, fournir des renseignements généraux et rediriger certaines demandes d’information vers les personnes appropriées).

 

Principales responsabilités :

·         Assurer la fonction de réceptionniste en répondant aux appels téléphoniques, en fournissant des renseignements généraux et en redirigeant certaines demandes d’information vers les personnes appropriées.

·         Représenter l’entreprise dignement afin de lui donner une image respectable.

·         Préparer des rapports, des notes de service et d’autres documents.

·         Assurer le classement et l’archivage adéquats des documents imprimés en respectant les procédures établies.

·         Traiter la correspondance entrante et sortante manuellement ou électroniquement.

·         Assurer l’entretien du système de sauvegarde et d’archivage électronique.

·         Documenter les procédures de gestion et les procédures connexes.

·         Effectuer le suivi mensuel, trimestriel et annuel des démarches réglementaires.

·         Gérer le calendrier, les réunions et les rendez-vous.

·         Préparer l’ordre du jour des réunions et les documents qui y seront distribués.

·         Tenir les procès-verbaux des réunions; rédiger les résolutions et les contrats types.

·         Fournir un appui logistique aux réunions et aux voyages.

·         Tenir à jour les registres gouvernementaux fédéraux et provinciaux.

·         Participer au contrôle de l’inventaire, à l’expédition des produits et à la réception des marchandises.

·         Effectuer toute autre tâche pouvant être attribuée sur une base occasionnelle.

 

Qualifications recherchées :

·         Familiarité avec les photocopieurs, les numériseurs et les autres équipements de bureautique.

·         Connaissance des principaux systèmes de classement.

·         Solides compétences en conciliation et en vérification.

·         Maîtrise des logiciels de traitement de texte, des navigateurs Internet, des tableurs et du courrier électronique.

·         Connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, etc.)

·         Sens de l’organisation poussé; aptitude à exercer un jugement indépendant et à accomplir plusieurs tâches à la fois.

·         Grand souci du détail.

·         Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale.

·         Bilingue

 

Expérience requise :

·         Avoir un minimum de 5 ans d’expérience dans un poste administratif.

·         Avoir travaillé dans une société par actions n’est pas obligatoire mais constitue un atout.

 

Scolarité requise :

·         Diplôme d’études secondaires ou formation équivalente.

·         Posséder un certificat en tenue de livres, en comptabilité ou en administration est un atout.

 

 

Nous vous remercions à l’avance de votre intérêt. Prenez note que nous contacterons uniquement les personnes sélectionnées pour une entrevue.

 

Aurora Cannabis Inc. adhère aux principes d’équité en matière d’emploi.

 

 

ADMINISTRATIVE COORDINATOR

 

Reporting to the General Manager of Facilities, the Administrative Coordinator will be responsible for a variety of day-to-day tasks including general reception duties (including answering phone calls, directing inquiries to the appropriate contacts and providing information by phone), as well as some procurement and office administration.

 

MAIN RESPONSIBILITIES:

·         Receptionist duties, including answering phone calls, directing inquiries to the appropriate contacts and providing information by phone

·         Present the company in a manner which portrays it in a respectable image

·         Prepare reports, memos, and documents

·         Maintain paper filing system (code and file documents according to the established procedures)

·         Process incoming and outgoing mail, manually or electronically

·         Maintain electronic and back up filing systems as well as records management and related procedures

·         Manage calendar, meetings, appointments

·         Prepare meeting agendas and supporting materials for distribution as requested

·         Draft minutes of meetings, resolutions and standard agreements as requested

·         Support with meeting, travel and other arrangements

·         Assist with inventory control, shipping and receiving, as well as procurement of supplies and equipment

·         Other tasks that may be assigned from time to time

 

QUALIFICATIONS:

·         5+ years’ experience in an Office Administrator role

·         Certificate or college diploma in administration or another related field is considered an asset

·         Public company experience preferred but not required

·         Familiar with using office equipment such as photocopier, scanner, etc.

·         Strong reconciliation and audit skills

·         Strong attention to detail

·         Proficiency in the use of computer software for word processing, spreadsheets, email, Internet

·         Familiar with using Microsoft Office – Word, Excel etc.

·         Strong organizational skills, ability to multi-task and ability to exercise independent judgment

·         Excellent communication skills, both in oral and written

·         Bilingual

 

We would like to thank all applicants for their interest but only those selected for an interview will be contacted.

Aurora Cannabis Inc. is an Equal Opportunity Employer. 

 

#Li-LinkedIn

 


Job Segment: Receptionist, Social Media, Shipping and Receiving, Administrative Assistant, Procurement, Administrative, Marketing, Operations