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Réceptionniste

 

Relevant de la directrice nationale des relations gouvernementales, le ou la réceptionniste sera responsable d’une variété de tâches quotidiennes, notamment des tâches liées à la réception (recevoir des appels, rediriger les demandes vers les bonnes personnes et fournir des renseignements par téléphone) et des tâches de base en comptabilité et en approvisionnement.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

  • Effectuer des tâches de réception, notamment recevoir des appels, rediriger les demandes vers les bonnes personnes et fournir des renseignements par téléphone.
  • Présenter l’entreprise de manière à projeter une image respectable.
  • Préparer des rapports, des notes de service et des documents.
  • Assurer la tenue du système de classement papier (assigner un code aux documents et les classer selon les procédures établies).
  • Traiter les courriels entrants et sortants, manuellement ou électroniquement.
  • Assurer la tenue et la sauvegarde du système de classement électronique.
  • Gérer le courrier entrant et sortant.
  • Enregistrer les procédures de gestion et les procédures connexes.
  • Gérer les calendriers, les rencontres et les rendez-vous.
  • Préparer les ordres du jour et les documents des rencontres.
  • Aider en matière de planification de rencontres, de déplacements et autres.

·        Aider au contrôle d’inventaire, ainsi qu’à la réception et expédition.

  • Toute autre tâche connexe, au besoin.

 

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET HABILETÉS :

 

·        Connaissance de l’équipement de bureau, comme les photocopieurs, les numériseurs, etc.

·        Connaissance des systèmes de classement de dossiers.

·        Solides compétences en rapprochement et en audit.

·        Grand souci du détail.

·        Bonne connaissance des programmes de traitement de texte, des tableurs, de la messagerie électronique et de l’Internet.

·        Connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, etc.).

·        Solides compétences organisationnelles, capacité à réaliser de nombreuses tâches simultanées et capacité à exercer un jugement indépendant.

·        Minutie

·        Excellentes habiletés en communication écrite et orale.

·        Capacité à parler et à écrire en anglais (un atout).

·        Le bilinguisme est requis.

 

EXPÉRIENCE :

·        Un minimum de deux ans d’expérience dans un rôle de réception.

·        Une expérience au sein d’une société ouverte est un atout majeur, mais n’est pas requise.

 

FORMATION :

  • Diplôme d'études secondaires ou diplôme équivalent.
  • Certificat en tenue des comptes, en comptabilité, en ressources humaines ou en administration (un atout).

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, toutefois, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui ont été retenus pour une entrevue.

 

Aurora Cannabis Inc. souscrit au principe d’équité en matière d’emploi.

 

 

 

 

Receptionist

 

Reporting to the National Director of Government Relations, the Receptionist will be responsible for a variety of day-to-day tasks including general reception duties (answering phone calls, directing inquiries to the appropriate contacts and providing information by phone), as well as some procurement and basic accounting activities.

MAIN RESPONSIBILITIES:

  • Receptionist duties, including answering phone calls, directing inquiries to the appropriate contacts and providing information by phone
  • Present the company in a manner which portrays it in a respectable image
  • Prepare reports, memos, and documents
  • Maintain paper filing system (code and file documents according to the established procedures)
  • Process incoming and outgoing mail, manually or electronically
  • Maintain electronic and back up filing system
  • Handle incoming/outgoing mail
  • Records management and related procedures
  • Manage calendar, meetings, appointments
  • Prepare meeting agendas and supporting materials for distribution
  • Support with meeting, travel and other arrangements

·        Assist with inventory control, shipping and receiving

  • Other tasks that may be assigned from time to time

 

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES:

 

·        Familiar with using office equipment such as photocopier, scanner, etc.

·        Knowledge of filing systems

·        Strong reconciliation and audit skills

·        Strong attention to detail

·        Proficiency in the use of computer software for word processing, spreadsheets, email, Internet

·        Familiar with using Microsoft Office – Word, Excel etc.

·        Strong organizational skills, ability to multi-task and ability to exercise independent judgment

·        Must be detail-oriented

·        Excellent communication skills, both in oral and written

·        Ability to speak and write in English is considered an asset

·        Bilingualism is a requirement

 

EXPERIENCE:

·        2+ years experience in a reception role

·        Public company experience preferred but not required

 

EDUCATION:

  • High School or Equivalent
  • Certificate in Bookkeeping, Accounting, Human Resources or Administration considered an asset

We would like to thank all applicants for their interest but only those selected for an interview will be contacted.

 

Aurora Cannabis Inc. is an Equal Opportunity Employer.

 


Job Segment: Receptionist, Bookkeeping, Procurement, Records Management, PR, Administrative, Finance, Operations, Records, Marketing